.ווליבוקס הוא תוסף ללקוחות חשבונית ירוקה ששומר ומארגן עבורכם באופן אוטומטי את כל הקבלות עבור הוצאות העסק השוטפות.
ווליבוקס מסייע בניהול העסק וחוסך זמן ועבודה אדמיניסטרטיבית. במאמר זה נתאר את תכונות המערכת של ווליבוקס: איסוף, שמירה וסיווג מסמכים אוטומטי. וכמו כן נראה כיצד אפשר לייצר אוטוטמטית הוצאות במערכת חשבונית ירוקה על בסיס המסמכים שאותרו ונסרקו במערכת ווליבקס
ווליבוקס מערכת אוטומטית לניהול הוצאות
הכירו את ווליבוקס, העובד החדש בעסק שלכם. זהו עוזר וירטואלי שתפקידו לשמור ולארגן קבלות שתרצו להגיש לרואה החשבון שלכם עבור הוצאות העסק השוטפות.
ווליבוקס הוא תוסף ידידותי וקל לשימוש. ניהול הוצאות העסק מעולם לא היה כל כך פשוט!
איך מצטרפים?
כדי להרשם כל שעליכם לעשות הוא להיכנס לאתר של ווליבוקס, ללחוץ על הכפתור “הצטרפות חינם” ולהזין את כתובת הדואר האלקטרוני אליה נשלחות הקבלות עבור הוצאות העסק השוטפות.
סריקה של תיבת הדואר
לאחר הרישום, ווליבוקס יחל לסרוק מדי יום תיבת הדואר האלקטרוני שלכם. מעתה, כל קבלה או חשבונית שנשלחת אליכם מזוהה באופן אוטומטי ע”י אלגוריתם, והעתק שלה מתוייק בחשבון הווליבוקס שלכם לפי התאריך שבה יצאה.
שימו לב – סריקת תיבת הדואר האלקטרוני ע”י ווליבוקס נתמכת בחשבונות Gmail או Outlook.
.
צפיה הורדה והדפסה
לובכל שורה בארכיון ניתן באמצעות לחיצה על הכפתור המתאים לצפות, להוריד או להדפיס את הקבלה או החשבונית הירוקה
לחיצה על הכפתור הימני עליו אייקון בצורת עין תאפשר צפייה במסמך באמצעות פתיחתו בחלון חדש.
לחיצה על הכפתור האמצעי עליו אייקון בצורת חץ הפונה כלפי מטה תוריד את המסמך ישירות לתיקיית ההורדות במחשב שלכם.
לחיצה על הכפתור השמאלי עליו אייקון בצורת מדפסת תשלח את המסמך להדפסה.
מיון ההוצאות
האלגוריתם של ווליבוקס סורק ושומר כל מסמך שהוא מאתר בתיבת הדואר האלקטרוני שלכם, יתכן שחלק מההוצאות הן הוצאות פרטיות והמערכת מאפשרת לכם לסמנם ככאלה כך שלא בהכרח ישלחו להנהלת החשבונות שלכם.
ישנן שתי דרכים למיין את הקבלות במערכת ווליבוקס:
- סיווג – בכל שורה, לחיצה על “לא מסווג” תפתח תפריט ובו ניתן לסווג הוצאה כעסקית או פרטית.
- הסרה לצמיתות – ניתן להסיר קבלות שאינן רלוונטיות ע”י סימון ולחיצה על הכפתור בתחתית המסך “סמן כלא רלוונטי“.
העלאת מסמכים לשרת
ומה אם אתם רוצים להגיש לרואה החשבון קבלה אשר הוצאה ידנית או שלא נשלחה לתיבת הדואר האלקטרוני? אין שום בעיה. ניתן לסרוק או לצלם אותה ולהעלות כקובץ לשרת ע”י לחיצה על הכפתור “העלאת מסמכים“.
שליחת הוצאות מוכרות להנהלת חשבונות
העברת קבלות לרואה החשבון מעולם לא הייתה כל כך פשוטה. בראש המסך לוחצים על הכפתור “שליחת מסמכים להנהלת חשבונות“. בחלון שנפתח בוחרים את טווח התאריכים ומזינים את כתובת הדואר האלקטרוני של רואה החשבון. מיד תשלח אליו תיקיה ובה כל המסמכים הרלוונטיים.
מוסיפים תיבות דוא"ל ללא הגבלה
במידה ואתם מנהלים מספר חשבונות דואר אלקטרוני תוכלו להוסיף אותם למערכת ווליבוקס, והאלגוריתם יסרוק גם אותם.
בתפריט הראשי בוחרים באפשרות “תיבות מייל“. כאן ניתן להוסיף או להסיר חשבונות דואר אלקטרוני ללא הגבלה.
ניהול הרשאות
- בתפריט הראשי, תחת “תיבות מייל” ניתן לנהל את מערך ההרשאות עבור חשבונות דואר אלקטרוני הרשומים במערכת ווליבוקס.
קיימות שתי סוגי הרשאות:
- אדמין – ניתן לבחור הרשאת אדמין לחשבון ע”י מיקום המתג בצד ימין של הכפתור. אדמין רשאי לבצע כל פעולה במערכת. ניתן לתת הרשאת אדמין למספר חשבונות דואר אלקטרוני במקביל.
-
צופה – ניתן לבחור הרשאת צופה לחשבון ע”י מיקום המתג בצד שמאל של הכפתור. צופה רשאי לצפות בכל המסמכים השמורים במערכת אך אינו רשאי להוסיף או להסיר חשבונות דואר אלקטרוני, אינו יכול לנהל הרשאות ואינו רשאי למיין או למחוק מסמכים.
איתור הוצאות מוכרות ישנות
נרשמתם לווליבוקס ושנת המס כבר בעיצומה? האלגוריתם יכול לסרוק ולאתר קבלות עד 3 שנים אחורה בחשבון הדואר האלקטרוני שלכם.
בתפריט הראשי לוחצים על “תיבות מייל” ומגדירים עבור כל חשבון דואר אלקטרוני את תקופת הסינכרון.
סינכרון עם שרתי אחסון בענן
ניתן לסנכרן בין ווליבוקס לבין ספקים המציעים אחסון קבצים באמצעות מחשוב ענן כמו Dropbox או Google Drive.
בתפריט הראשי בוחרים באפשרות “סינכרון” ולוחצים “התחברו לחשבון Dropbox” או “התחברו לחשבון Google Drive“.
לאחר השלמת התהליך החשבונות יהיו מסונכרנים. מעתה, כל העתקי הקבלות ישמרו באופן אוטומטי גם על שרת הענן בתיקייה המיועדת.
סינכרון עם חשבונית ירוקה
מעדיפים למיין ולנהל את הוצאות העסק ממערכת חשבונית ירוקה במקום מווליבוקס?
בתפריט הראשי בוחרים באפשרות “סינכרון” ולוחצים “התחברו לחשבון חשבונית ירוקה“.
לאחר השלמת התהליך שני החשבונות יהיו מסונכרנים. מעתה, כל העתקי הקבלות יוצגו גם במערכת של חשבונית ירוקה תחת הסעיף “הוצאות”.
כניסה לחשבונית ירוקה
לאחר השלמת הסינכרון, כל מסמך שמתוייק בארכיון של ווליבוקס נשמר באופן אוטומטי גם על השרת של חשבונית ירוקה. את המסמך תוכלו למצוא תחת “טיוטות” בקטגוריית “הוצאות” בתפריט הראשי.
ב”רשימת הטיוטות” ניתנת האפשרות לערוך רשומות עבור כל קבלה לפני שהיא עוברת לארכיון.
בכל שורה, לחצו על האייקון בצורת העיפרון כדי לערוך את הרשומות.
לחיצה על העיפרון ברשימת הטיוטות תפתח חלון ובו ניתן לערוך רשומות עבור כל קבלה. תוכלו להזין פרטים אדמיניסטרטיביים הנחוצים להנהלת חשבונות כמו שם הספק, תיאור ההוצאה, סוג הקבלה ואמצעי התשלום.
בסיום העריכה לחצו על הכפתור “הוספת הוצאה” כדי לשלוח את הקבלה מרשימת הטיוטות לארכיון.
רשימת כל ההוצאות בחשבונית ירוקה
ארכיון ההוצאות במערכת חשבונית ירוקה נמצא בתפריט הראשי תחת “כל ההוצאות” בקטגוריית “הוצאות“.
הקבלות בארכיון מאורגנות על פי חודשי השנה.
בכל שורה ניתן לצפות במסמך באמצעות לחיצה על האייקון השמאלי בצורת העין.
בכל שורה ניתן להוריד את המסמך לתיקיית ההורדות במחשב באמצעות לחיצה על האייקון האמצעי בצורת חץ הפונה כלפי מטה.
ניתן לייצא את כל הנתונים לקובץ EXEL באמצעות לחיצה על הכפתור בראש המסך.
התנסות במערכת ווליבוקס וכמה מילים על פרטיות
שוקלים לצרף את ווליבוקס לעסק שלכם? ללקוחות חדשים אנו מציעים 30 ימי התנסות חינם ללא שום התחייבות וללא צורך למסור את פרטי כרטיס האשראי.
הזינו את כתובת הדואר האלקטרוני שלכם באתר ווליבוקס, ובתוך כמה דקות המערכת תסרוק ותאתר את כל ההוצאות – ספקים, תשלומים, תרומות, תחבורה ועוד.
בתום תקופת ההתנסות תוכלו לבחור את אחד המסלולים בתשלום על פי צרכי העסק.
אנו מבינים שתיבת הדואר האלקטרוני שלכם מכילה גם מידע אישי שאינכם רוצים לשתף את תוכנו.
ווליבוקס פועלת בכל המישורים הנחוצים כדי להגן על המידע שלכם.
- הודעות דואר אלקטרוני לעולם לא מאוחסנות על השרת שלנו.
- האלגוריתם אינו סורק את הודעות הדואר הנשלחות אליכם. הוא סורק אך ורק קבצים אשר מצורפים להודעת הדואר כנספח.
כמה מילות סיכום ויאללה לעסק
במדריך זה הכרתם את ווליבוקס – תוסף חדש ללקוחות חשבונית ירוקה שמסייע בניהול הוצאות העסק השוטפות.
ווליבוקס סורק באופן קבוע את תיבת הדואר האלקטרוני שלכם ומרכז העתקים של הקבלות בארכיון מסודר ממנו פשוט ונח לשלוח מסמכים לרואה החשבון.
ניתן להעלות לווליבוקס גם קבלות באופן ידני ע”י צילום או סריקת מסמכים.
ניתן לסנכרן בין ווליבוקס לבין מערכת הניהול של חשבונית ירוקה ולעקוב גם משם אחר הוצאות העסק.
אז למה אתם מחכים ? לחצו כאן והתחילו להתנהל נכון!